تنخواه گردان حسابداری چیست؟ بررسی کامل کاربرد، مزایا و نحوه عملکرد
در هر مجموعه‌ای، هزینه‌هایی جزئی و فوری وجود دارد که نیاز به پرداخت سریع دارند؛ هزینه‌هایی که طی مراحل معمول مالی، زمان‌بر و پیچیده خواهند بود. تنخواه گردان در حسابداری، راهکاری برای پرداخت این هزینه‌هاست. در این مقاله با مفهوم تنخواه گردان، کاربردهای آن و شیوه‌ی مدیریت درست آن آشنا می‌شوید.
تنخواه گردان چیست؟
تنخواه گردان مبلغی مشخص از وجه نقد است که توسط واحد مالی در اختیار فردی به‌نام تنخواه‌دار قرار می‌گیرد تا هزینه‌های روزمره، خرد و فوری شرکت را پرداخت کند. این مبلغ در بازه‌های زمانی مشخص یا پس از مصرف کامل، گزارش‌گیری و شارژ می‌شود.
کاربردهای تنخواه گردان
تنخواه گردان در پرداخت هزینه‌هایی به کار می‌رود که:
مبلغ آن‌ها پایین است.
نیاز به تسویه فوری دارند.
اجرای آن‌ها نباید به فرآیندهای رسمی و زمان‌بر گره بخورد.
برخی از این هزینه‌ها شامل:
خرید ملزومات اداری مثل کاغذ، خودکار و...
پرداخت هزینه حمل‌ونقل
تعمیرات سبک
هزینه پذیرایی جلسات
پرداخت‌های نقدی کوچک و خدمات سریع
نحوه‌ی عملکرد تنخواه گردان
عملکرد تنخواه گردان به‌صورت زیر است:
تخصیص مبلغ مشخص از سوی حسابداری به تنخواه‌دار
پرداخت هزینه‌ها و نگهداری رسیدها، فاکتورها و مدارک مربوطه
ارائه گزارش کامل هزینه‌ها به واحد مالی
بررسی و تایید گزارش‌ها توسط حسابدار
شارژ مجدد تنخواه در صورت نیاز
ویژگی‌های تنخواه‌دار خوب
فردی که مسئولیت تنخواه را بر عهده دارد باید:
مورد اعتماد باشد
دقت و نظم مالی داشته باشد
گزارش‌دهی به‌موقع و شفاف انجام دهد
فاکتورها و رسیدها را به‌درستی نگهداری کند
مزایای استفاده از تنخواه گردان
تسریع در انجام امور مالی جزئی
کاهش بار اجرایی واحد مالی
ایجاد نظم در پرداخت‌های خرد
مستندسازی دقیق هزینه‌های روزانه
شفافیت در گردش پول نقد
نکات مهم در مدیریت تنخواه گردان
تعیین سقف مشخص برای هر تنخواه
کنترل دوره‌ای اسناد توسط حسابداری
استفاده فقط برای مصارف سازمانی
ثبت دقیق هزینه‌ها با مدارک معتبر
استفاده از فرم‌های مخصوص گزارش تنخواه
تنخواه گردان، ابزاری کاربردی در حسابداری برای مدیریت هزینه‌های روزمره و جزئی است. اگرچه این مبالغ کوچک هستند، اما نظارت دقیق بر آن‌ها برای حفظ سلامت مالی سازمان ضروری است. داشتن سیستم دقیق برای گزارش‌دهی، بررسی اسناد و شارژ مجدد تنخواه، به روان‌تر شدن فرآیندهای مالی کمک بزرگی می‌کند.